Cómo usar ChatGPT en mi empresa: usos reales y errores comunes

“¿Cómo usar ChatGPT en mi empresa?” es de las preguntas que más me hacen, y la respuesta corta es esta: usalo para todo lo que implique escribir, resumir u ordenar información, dale siempre contexto sobre tu negocio y revisá cada cosa que te devuelve antes de mandarla o usarla para decidir. Sirve mucho para el trabajo de oficina de todos los días. Sirve poco, y puede ser peligroso, para dar datos exactos o para reemplazar a alguien que sabe del tema.

La mejor forma que encontré de explicarlo es esta. Pensá en ChatGPT como un empleado nuevo, rapidísimo, que escribe muy bien, no conoce nada de tu negocio y, cuando no sabe algo, a veces lo inventa con total seguridad. Con alguien así se puede trabajar perfecto. Pero no le das la llave de la caja el primer día.

Cómo usar ChatGPT en tu empresa: los usos que funcionan

Redactar lo que te da pereza escribir

Es el uso más obvio y el que más tiempo ahorra al principio. Mails de cobranza que sean firmes sin ser groseros. El aviso a los clientes de que cambia la lista de precios (que en Argentina es un género literario en sí mismo). Una respuesta a un reclamo. La descripción de un producto para tu publicación en Mercado Libre. Un aviso de búsqueda laboral.

El truco está en no pedirle “escribí un mail de cobranza” a secas, porque te va a devolver algo genérico y con un tono que no es el tuyo. Contale quién sos, a quién le escribís y qué querés lograr. Más abajo hay un ejemplo.

Resumir cosas largas

Un contrato de alquiler de doce páginas, un hilo de mails con un proveedor que ya nadie entiende, la transcripción de una reunión, una normativa nueva. Pedile que te diga en pocas líneas de qué se trata, qué te compromete y qué fechas importan.

Ojo con lo legal o lo impositivo: el resumen te sirve para entender de qué se trata y llegar mejor preparado a hablar con tu abogado o tu contador. No para reemplazarlos.

Ordenar ideas

Este uso es menos conocido y a mí me parece de los mejores. Le podés tirar un texto desordenado, como lo que dictaste en un audio mientras manejabas, y pedirle que lo convierta en un procedimiento paso a paso para que lo siga la persona nueva. O contarle que mañana te reunís con un proveedor que te aumentó un 15% y pedirle que te ayude a preparar la conversación: qué preguntar, qué alternativas plantear, qué podría responder el otro.

No decide por vos. Te ayuda a pensar más ordenado, que no es poco.

Preparar respuestas tipo

Si todos los días respondés las mismas preguntas por mail, por WhatsApp o en Mercado Libre, pedile que te arme un set de respuestas base con tu tono. Después las guardás y las adaptás cada vez. La que envía sigue siendo una persona; ChatGPT solo te ahorra escribirlas desde cero.

Destrabar planillas

Para quien vive en Excel o Google Sheets, esto solo ya justifica tenerlo abierto: “tengo los clientes en la columna A y las fechas de factura en la B, quiero saber cuáles no compran hace más de 60 días”. Te devuelve la fórmula y te explica cómo funciona. También sirve para entender esa planilla heredada que armó alguien que ya no trabaja más con vos y que nadie se anima a tocar.

¿Cómo pedirle las cosas a ChatGPT para que responda bien?

La diferencia entre una respuesta mediocre y una útil casi siempre está en el pedido. Comparalo:

Escribí un mail para un cliente que debe plata.

Contra:

Tengo una distribuidora de artículos de limpieza en zona oeste. Necesito un mail para un cliente que compra hace años, siempre pagó bien y ahora tiene dos facturas vencidas hace 20 días. Quiero recordarle la deuda sin que se sienta presionado, ofrecerle pagar en dos partes y que quede claro que necesito una respuesta esta semana. Tono cordial, tuteo, castellano rioplatense, máximo ocho líneas.

El segundo pedido le da lo que un empleado nuevo necesitaría: quién sos, qué pasó, qué querés lograr y cómo tiene que sonar. Ese último punto no es menor, porque si no se lo aclarás, te escribe en un español neutro que tu cliente de Lanús nota al toque.

Dos trucos más que funcionan. Pedile que te pregunte lo que le falta antes de escribir (“antes de responder, haceme las preguntas que necesites”). Y cuando algo te sirve, guardá el pedido que usaste. Con el tiempo armás tu propia biblioteca de instrucciones que funcionan para tu negocio.

¿Qué errores conviene evitar al usar ChatGPT en la empresa?

Pegar datos sensibles

Es el error más común y el más fácil de evitar. Listas de clientes con CUIT y teléfonos, sueldos, datos de salud, contraseñas, el balance que todavía no viste con tu contador. Según el plan y la configuración que uses, lo que escribís puede guardarse y hasta usarse para entrenar los modelos. Las versiones pagas para empresas suelen excluir eso por defecto, pero revisalo.

La regla práctica: antes de pegar algo, sacale los nombres y los números que identifican a alguien. Para trabajar un mail de cobranza no necesitás el CUIT del cliente. Hay más detalle en la nota sobre cómo cuidar los datos de tu empresa al usar IA.

Creerle todo

ChatGPT no consulta tu sistema ni sabe tu stock, salvo que se lo des. Y cuando le preguntás algo que no sabe, en vez de decir “no sé” muchas veces arma una respuesta que suena perfecta. Puede inventarte un artículo de una ley, una fecha de vencimiento de ARCA o el resultado de una suma.

Mi regla es simple: todo dato que vaya a usarse para decidir o que vaya a llegar a un cliente se verifica en la fuente. Las fechas de vencimiento, en la página de ARCA o con tu contador. Las cuentas, en una planilla. Los precios, en tu lista.

Mandar sin revisar

Mails que salen con “[nombre del cliente]” sin reemplazar, con un “estimado” que vos jamás usarías, o con un descuento que nadie autorizó porque ChatGPT lo agregó para sonar amable. Leer antes de mandar lleva treinta segundos y te ahorra papelones.

Que cada uno lo use como quiere

Si tu equipo ya usa ChatGPT (y es muy probable que sí, aunque no te lo hayan dicho), mejor ponerle reglas que hacer como que no pasa. Una hoja alcanza: qué cuenta usar (de la empresa, no la personal), qué datos no se pegan nunca, qué tiene que revisar una persona antes de salir. No hace falta un manual de cuarenta páginas.

ChatGPT, Claude o Gemini: ¿cuál conviene?

Para los usos de esta nota, los tres andan bien. Claude, de Anthropic, y Gemini, de Google, hacen esencialmente lo mismo que ChatGPT, con diferencias que cambian cada pocos meses con cada versión nueva.

Yo no gastaría energía en elegir el “mejor”. Si tu empresa ya trabaja con Google Workspace o con Microsoft 365, fijate qué asistente viene incluido en tu plan, porque lo tenés integrado al correo y a los documentos. Si no, probá dos durante una semana con tus tareas reales y quedate con el que tu equipo use más. La herramienta que se usa le gana siempre a la que es un poco mejor en los papeles.

¿Cuándo ChatGPT suelto ya no alcanza?

ChatGPT, tal como lo abrís en el navegador, es una herramienta genérica. Hay un punto en el que eso empieza a quedar corto. Algunas señales:

• Copiás y pegás la misma información todos los días para que pueda responder, como la lista de precios o las condiciones comerciales.
• Necesitás que trabaje con datos que cambian seguido (stock, precios, cuentas corrientes) y no podés estar subiéndolos a mano.
• Varias personas preguntan lo mismo y cada una recibe una respuesta distinta según cómo lo pidió.
• Querés que haga algo por su cuenta y no solo que conteste: cargar datos, preparar avisos, armar un reporte.
• La información es lo bastante sensible como para que no quieras pegarla en un chat.

En esos casos conviene una herramienta armada para tu negocio. En la práctica, eso es un asistente conectado a tus planillas, documentos o sistema de gestión, con instrucciones fijas que no dependen de cómo pregunte cada uno, con permisos sobre quién ve qué y con un registro de lo que hace. Puede ser algo que responde preguntas sobre la información de la empresa, como explico en la nota sobre cómo encontrar información de la empresa con IA, o algo que además ejecuta tareas, que es lo que se conoce como agentes de IA.

Y si no te pasa nada de lo de la lista, seguí con ChatGPT. No necesitás más, y nadie debería venderte otra cosa.

Para probar esta semana

Elegí un mail que escribís seguido y que te cuesta: el de cobranza, el de aumento de precios, el de “tu pedido se demora”. Pedile a ChatGPT tres versiones con todo el contexto que puedas darle, quedate con la que más se parezca a cómo hablás vos y guardala como plantilla. Si te ahorra diez minutos cada vez que la usás, ya le encontraste el primer uso.