Seguridad de datos al usar IA en la empresa: guía para pymes

La seguridad de datos al usar inteligencia artificial en la empresa se juega, sobre todo, en cosas cotidianas: qué pega cada persona del equipo en un chat, con qué cuenta lo hace y a qué carpetas o sistemas les das acceso a las herramientas. Los ataques sofisticados existen, pero en una pyme el riesgo más probable es mucho más mundano. Alguien copia la lista de clientes con teléfonos y saldos en un chat gratuito para que le arme los mails de cobranza. Con la mejor intención, y sin tener idea de a dónde va a parar eso.

Se resuelve con criterio y unas pocas reglas. No hace falta un departamento de sistemas.

Seguridad de datos al usar inteligencia artificial en la empresa: dónde está el riesgo real

Lo primero que encuentro cuando hablo de esto con un dueño es que la IA ya se usa en su empresa, lo sepa o no. El vendedor arma presupuestos con ChatGPT desde el celular, la administrativa le pide a un chat que le ordene una planilla, alguien de personal pega un recibo de sueldo para que le explique un descuento. Cada uno con su cuenta personal y gratuita.

Prohibirlo rara vez funciona: la gente lo sigue usando y deja de contarlo. Da mejor resultado decidir qué herramientas se usan, con qué cuentas y con qué información.

Los riesgos concretos son tres. Que lo que escribís termine usándose para entrenar o mejorar el modelo de un proveedor, según las condiciones de la cuenta. Que la información quede guardada en cuentas que la empresa no controla: si esa persona se va, el historial de conversaciones con tus datos se va con ella. Y que una herramienta conectada a tu Drive, tu mail o tu sistema tenga acceso a mucho más de lo que necesita.

¿Qué datos no conviene pegar en un chat de IA público?

Por chat público me refiero a cualquier asistente usado con una cuenta personal o gratuita, sin un acuerdo de la empresa con el proveedor. Ahí no pegaría:

• Datos personales de clientes, empleados o proveedores: nombres con DNI, domicilios, teléfonos, mails.
• Información de salud, aunque sea un dato suelto.
• Sueldos, legajos, recibos, evaluaciones.
• Contraseñas, claves fiscales, tokens de acceso o cualquier credencial. Tampoco “para que me ayude a configurar algo”.
• Datos bancarios y de tarjetas.
• Contratos con cláusulas de confidencialidad, o información que un cliente o un socio te confió.
• Números que no querrías ver afuera: márgenes por cliente, condiciones especiales, costos.

Eso no significa que no puedas usar IA para tareas que involucran esa información. La mayoría de las veces la IA no necesita los datos reales para ayudarte. Si querés un mail de cobranza, no le hace falta el nombre del cliente ni el monto: le decís “cliente de hace años, dos facturas vencidas hace 45 días, tono firme pero cordial” y completás vos después. Si necesitás una fórmula para una planilla, pegá diez filas con datos inventados y la misma estructura. Cambiar nombres por “Cliente A” y “Proveedor B” lleva un minuto y resuelve casi todos los casos.

Hay información que directamente dejaría afuera de cualquier herramienta externa hasta tener todo claro: historias clínicas, legajos completos, las claves fiscales de los clientes de un estudio contable. La IA podría ayudar, pero si algo sale mal el daño es enorme comparado con el tiempo que te ahorrás.

Si estás armando las primeras reglas de uso para tu equipo, cómo usar ChatGPT en la empresa es un buen complemento de esta nota.

¿Qué cambia entre la versión gratuita y la versión para empresas?

En términos generales, y sin entrar en las condiciones de un proveedor puntual porque cambian seguido: las versiones gratuitas o personales de los asistentes de IA suelen reservarse la posibilidad de usar lo que escribís para mejorar sus modelos, salvo que lo desactives en la configuración. Las versiones pagas pensadas para empresas, en general, excluyen por defecto el uso de tus datos para entrenamiento y lo dejan por escrito en el contrato.

Hay otras diferencias que en una pyme pesan tanto como esa. Una cuenta empresarial suele traer un panel para dar de alta y de baja usuarios, así que cuando alguien se va, se va sin tus datos. Suele permitir definir cuánto tiempo se guardan las conversaciones y controlar qué integraciones puede activar cada persona.

En esto soy insistente: no te quedes con lo que dice esta nota ni con la publicidad. Antes de elegir, leé la política de privacidad y los términos del plan que vas a contratar, y fijate si usan tus datos para entrenar, cuánto tiempo los guardan y en qué país se procesan. Si no lo encontrás claro, preguntá por escrito. Y si en tu cuenta personal existe la opción de desactivar el uso de tus conversaciones para entrenamiento, desactivala hoy.

Permisos mínimos: cada herramienta, solo lo que necesita

Cuando la IA deja de ser un chat y se conecta con tus sistemas (para buscar en tus documentos, leer el mail o consultar el stock), aparece el tema de los permisos. La regla que sigo es la del permiso mínimo: cada herramienta accede solo a lo que necesita para su tarea.

Un asistente que responde consultas sobre stock y precios no necesita ver la carpeta de sueldos. Si solo tiene que consultar, que tenga acceso de lectura: poder leer el sistema no tiene por qué incluir poder modificarlo. Y que una herramienta pueda leer el mail no debería implicar que pueda mandar mails en tu nombre sin que alguien los apruebe. Esto se vuelve más importante con los agentes de IA, que además de responder ejecutan acciones.

Hay un problema que aparece seguido cuando se conecta un buscador con IA al Drive de la empresa. La IA respeta los permisos que ya existen, y los permisos que ya existen suelen ser un desastre: carpetas compartidas con “cualquier persona con el enlace”, ex empleados que conservan acceso, la planilla de sueldos en la misma carpeta que los catálogos. Antes nadie lo notaba porque había que saber dónde buscar. Con un buscador que encuentra todo, se nota enseguida. Por eso, antes de conectar nada, revisá quién tiene acceso a qué. Lo cuento con más detalle en cómo encontrar información de la empresa con IA.

Un cuidado más, que se pasa por alto: las extensiones del navegador y las aplicaciones que prometen resumirte el mail o ayudarte a escribir, y que para eso piden permiso para leer toda tu casilla. Antes de aceptar, mirá quién está detrás y qué permisos pide exactamente. Si una herramienta que no conocés pide acceso total a tu correo, la respuesta por defecto es no.

Quién accede a qué

Armá una tabla con cuatro columnas: herramienta, quién la usa, a qué datos accede y quién es el responsable. En una pyme entra en media página y sirve para revisarla cada vez que entra o se va alguien. Si una herramienta no tiene responsable, en la práctica nadie la controla.

Datos personales de clientes y la Ley 25.326

En Argentina, la Ley 25.326 de Protección de Datos Personales regula cómo se recolectan, usan, guardan y comparten los datos de las personas. Esto no es asesoramiento legal, y para tu caso concreto conviene consultar con un abogado. Pero hay algunos principios generales de la ley que tocan de lleno el uso de IA.

Los datos se usan para la finalidad con la que se recolectaron: si un cliente te dio su teléfono para coordinar una entrega, usarlo para otra cosa ya merece una pregunta. Quien guarda los datos tiene que cuidar su seguridad y su confidencialidad. Las personas tienen derecho a saber qué datos suyos tenés y a pedir que se corrijan o se eliminen. Y la ley tiene reglas sobre la transferencia de datos a otros países, algo relevante porque muchos servicios de IA procesan la información en servidores fuera de Argentina.

El organismo de control es la Agencia de Acceso a la Información Pública. Si manejás bases de clientes o pacientes, y más todavía si incluyen datos sensibles como los de salud, una consulta legal antes de conectarlas a una herramienta de IA es plata bien gastada.

Una política de uso que entre en una página

No hace falta un manual de 30 páginas. Alcanza con algo así, adaptado a tu empresa:

En la empresa usamos [herramienta] con las cuentas de la empresa, no con cuentas personales. No pegamos datos personales de clientes, empleados ni proveedores, ni claves, ni datos bancarios. Si necesitamos trabajar con esa información, la reemplazamos por datos de ejemplo. Antes de conectar una herramienta nueva al mail, al Drive o al sistema, lo consultamos con [responsable]. Si alguien pegó algo que no debía, avisa enseguida, sin culpas, y vemos qué hacer.

La última oración es la más importante. Si el equipo tiene miedo de contar un error, te vas a enterar tarde.

Checklist para revisar esta semana

1. Preguntale al equipo qué herramientas de IA usa, sin retar a nadie por la respuesta.
2. Definí cuáles se usan oficialmente y con qué tipo de cuenta.
3. En las cuentas que queden, desactivá el uso de datos para entrenamiento si la opción existe.
4. Pasá a cuentas de la empresa a quienes trabajan con información sensible.
5. Escribí la política de una página y compartila.
6. Revisá los permisos del Drive o del servidor antes de conectar cualquier buscador con IA.
7. Verificá que cada integración tenga solo los permisos que necesita y, cuando se pueda, solo lectura.
8. Revisá las extensiones del navegador y las aplicaciones con acceso al mail.
9. Armá la tabla de quién accede a qué, con un responsable por herramienta.
10. Sumá las cuentas de IA a la lista de accesos que se dan de baja cuando alguien se va.
11. Si manejás datos de salud o bases grandes de clientes, hacé la consulta legal.

Si esta semana solo hacés el primer punto, ya vale la pena. Casi siempre aparece alguna herramienta que nadie sabía que se estaba usando, y no se puede cuidar lo que no se sabe que existe.